Pelaksanaan Pengamatan Terencana

Pengamatan terencana dilaksanakan beriringan dengan kegiatan lain. Pengamatan terencana membutuhkan persiapan, konsentrasi penuh dan waktu yang cukup untuk menyelesaikan pekerjaan secara menyeluruh. Pengamatan tugas terencana adalah kegiatan sistematis yang membuahkan hasil yag setimpal dengan waktu yang dihabiskan. Misalnya, peningkatan kualitas dan produktifitas, penurunan jumlah personel yang cedera dan kerusakan properti perusahaan , moral dan motivasi menjadi lebih baik, mengurangi pemborosan, peningktan kinerja dan keuntungan serta membuat standar prosedur yang lebih baik.

Pengamatan terencana dimaksudkan untuk menilai kinerja manusia yang ditekankan pada kondisi fisiknya. Pengamatan terencana memberikan informasi yang penting berkaitan dengan penempatan kerja, orientasi, instruksi di tempat kerja dan komunikasi serta hubungan pengawasan.

Anda belum bisa dikatakan berhasil mengajari orang untuk melakukan suatu pekerjaan sebelum anda tahu bahwa orang yang anda ajari benar – benar tahu cara yang benar dalam bekerja sebagaimana yang anda harapkan ketika anda mengajarinya. Pengamatan terencana tidak hanya menginformasikan kita dalam hal apakah karyawan tahu pekerjaan yang dilakukannya tetapi juga mengetahui apakah mereka dapat mengerjakannya.

Langkah – langkah dalam melaksanakan Pengamatan Terencana :

1.    Persiapan

Menentukan tugas yang akan diamati, memutuskan tugas apa yang akan diamati ( karyawan baru, pekerja dengan prestasi kerja rendah, orang yang suka ambil jalan pintas, pekerja dengan gangguan kemampuan, pekerja dengan kinerja menonjol ), menjadwalkan pengamatan terencana, mengkaji fakta, memberitahu atau tidak

2.    Pengamatan

Amati dari tempat yang jauh, jangan menarik perhatian, fokuskan perhatian anda

3.    Diskusi

Berikan umpan balik langsung dengan melakukan diskusi dengan pekerja setelah pengamatan. Apabila tidak, lakukan minimal 4 hal :

-    Ucapkan terima kasih kepada orang yang anda amati karena telah membantu terlaksananya program pengamatan terencana demi tercapainya efisiensi, produktivitas dan keselamatan.

-    Ajukan pertanyaan dan review hal – hal yang berkaitan dengan aspek penting dari apa yang anda amati.

-    Untuk perilaku pekerja yang mebutuhkan tindakan perbaikan dengan segera, maka berikan umpan ( feedback ) dan instruksi saat itu juga.

-    Untuk perilaku yang baik, beri penghargaan dan dorongan saat itu juga.

4.    Pencatatan

Mencatat semua hasil temuan, diskusi dan data yang diinginkan dan tempatkan pada formulir yang telah disediakan.

5.    Tindak Lanjut

Tindak lanjut yang diperlukan tidak hanya memastikan bahwa hal ini terlaksana dengan tepat waktu, tetapi juga memerlukan penjadwalan dan mengamati upaya tidak lanjutyang dilakukan guna memverifikasi keefektifan perubahan.

Jika pengamatan terencana dilakukan dengan benar, maka hasil yang diperoleh pun akan bermanfaat bagi anda sendiri dan juga perusahaan anda. Umpan balik yang diberikan akan memberikan umpan positif atats keefektifan pelatihan dan mengurangi gap dalam pelaksanaan pekerjaan. Pengamatan terencana yang berkelanjutan dapat meningkatkan kesadaran akan pentingnya peran setiap pekerja untuk mencapai tujuan dan sasaran  keselamatan, kesehatan dan kesejahteraan bersama.